Du hast gerade ein neues Unternehmen in Deutschland gegründet oder möchtest Produkte über Amazon oder eBay in Deutschland verkaufen? Oder planst du, auf dem deutschen Markt zu expandieren? In diesen Fällen benötigst du eine deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), um die Mehrwertsteuer korrekt abzuführen und international steuerlich konform zu handeln. Eine USt-IdNr. ist auch erforderlich, wenn du innergemeinschaftliche Lieferungen innerhalb der EU tätigst oder von anderen Unternehmen in der EU kaufst. Wir zeigen dir genau, wie der Prozess funktioniert, wo und wie du deine deutsche USt-IdNr. beantragen kannst und wie du regelmäßig die deutschen Umsatzsteuervoranmeldungen abgibst. Unsere detaillierten Informationen zu deutschen Mehrwertsteuersätzen ersetzen jedoch keine:n zuverlässige:n Steuerberater:in.
Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist in allen EU-Ländern erforderlich, wenn Unternehmen Waren oder Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten verkaufen oder von dort beziehen. Sie dient der Identifikation bei grenzüberschreitenden Transaktionen und wird für innergemeinschaftliche Lieferungen verwendet, bei denen das Reverse-Charge-Verfahren zum Einsatz kommt.
Beim Reverse-Charge-Verfahren übernimmt der Käufer die Verantwortung für die Berechnung und Abführung der Umsatzsteuer an das Finanzamt. Normalerweise trägt der Verkäufer diese Pflicht, doch beim Reverse-Charge wird sie auf den Käufer übertragen. Dieses Verfahren kommt besonders bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bestimmten Dienstleistungen wie Bau- oder Beratungsleistungen zum Einsatz.
Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie in der Regel die gezahlte Vorsteuer abziehen können, wenn sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Die Umsatzsteuer muss also nicht direkt beim Kauf bezahlt werden, sondern wird erst in der Steuererklärung abgeführt. Dieses Verfahren vereinfacht die Steuerabwicklung bei internationalen Transaktionen und verhindert, dass Unternehmen mehrfach Umsatzsteuer zahlen müssen. Die USt-IdNr. stellt sicher, dass diese Regelungen korrekt angewendet werden.
Wie sieht eine deutsche Umsatzsteuernummer (USt-IdNr.) aus?
In Deutschland beginnt die Umsatzsteuernummer (USt-IdNr.) mit der Abkürzung DE, gefolgt von neun Ziffern. Sie hat also die Struktur DE123456789. In anderen EU-Mitgliedsstaaten ist die Struktur ähnlich. Die Umsatzsteuernummer beginnt mit dem Ländercode des jeweiligen EU-Staates, gefolgt von bis zu zwölf alphanumerischen Zeichen, je nach Land.
Wann ist eine deutsche Umsatzsteuernummer (USt-IdNr.) notwendig?
Im Allgemeinen ist eine deutsche Umsatzsteuernummer (USt-IdNr.) nicht erforderlich, wenn du als Freelancer:in, Selbstständige:r oder Unternehmer:in nur Dienstleistungen innerhalb Deutschlands erbringst oder empfängst. In diesem Fall reicht die Steuer-Identifikationsnummer, die vom deutschen Finanzamt vergeben wird, aus. Eine USt-IdNr. ist auch nicht notwendig, wenn Waren an private Personen innerhalb Europas verkauft werden. Zudem sind Kleinunternehmer:innen (z. B. Einzelunternehmer:innen, UG, GmbH), die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, in der Regel von der Pflicht zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer befreit.
Die USt-IdNr. wird jedoch erforderlich, sobald Produkte und Dienstleistungen an oder von Geschäftskund:innen innerhalb der EU verkauft oder gekauft werden. Diese Geschäftsbeziehungen werden als innergemeinschaftliche Lieferungen oder Warenlieferungen bezeichnet. Die rechtliche Grundlage dafür ist im Umsatzsteuergesetz und beim Bundeszentralamt für Steuern in Deutschland detailliert geregelt.
Ausländische Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen in Deutschland anbieten, sind grundsätzlich verpflichtet, sich in Deutschland zu registrieren und Umsatzsteuer zu zahlen. Dazu ist eine Anmeldung beim zuständigen Finanzamt erforderlich. Online-Shops wie Amazon oder eBay verlangen oft ein Umsatzsteuer-Zertifikat, bevor du mit dem Verkauf in Deutschland beginnen kannst.
Beispiele für ausländische Unternehmen, bei denen eine deutsche Umsatzsteuernummer erforderlich ist:
- Führung eines deutschen Konsignationslagers und Verkauf von Produkten an deutsche Kund:innen
- Organisation von Live-Events (Konferenzen, Konzerte, Bildung) in Deutschland
- Nutzung des deutschen Amazon Fulfillment-Services (FBA) als ausländischer Amazon-Händler:in mit Lieferung über das deutsche Lager
Gibt es Ausnahmen, bei denen keine deutsche Umsatzsteuernummer (USt-IdNr.) benötigt wird?
Ja, es gibt Ausnahmen, bei denen keine deutsche Umsatzsteuernummer (USt-IdNr.) benötigt wird. Diese umfassen:
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Kleinunternehmerregelung: Wenn dein Umsatz unter bestimmten Schwellenwerten liegt (derzeit 22.000 Euro im Vorjahr und 50.000 Euro im laufenden Jahr), kannst du als Kleinunternehmer:in von der Umsatzsteuerpflicht befreit sein und benötigst keine USt-IdNr.
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Gemeinnützige Organisationen: Gemeinnützige Organisationen, die keine Umsatzsteuer erheben, benötigen in der Regel keine USt-IdNr.
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Befreite Waren und Dienstleistungen: Wenn du ausschließlich von der Umsatzsteuer befreite Waren oder Dienstleistungen anbietest, kann eine USt-IdNr. entfallen.
Wenn du dir unsicher bist, ob du eine USt-IdNr. benötigst, kannst du dich an das zuständige Finanzamt, eine:n Steuerberater:in oder uns wenden, um deine spezifische Situation zu klären.
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Spare Zeit und Aufwand bei der Beantragung der deutschen Umsatzsteuernummer (USt-IdNr.)
In Zusammenarbeit mit unseren renommierten Steuerberater:innen können wir dir helfen, Zeit und Aufwand bei der Kommunikation mit den deutschen Steuerbehörden zu sparen. Unser Service umfasst:
- Zusammenstellung der notwendigen Informationen und Dokumente
- Unterstützung bei der Beantwortung offizieller Anfragen
- Beantragung einer Steuernummer und einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
- Falls gewünscht, monatliche Unterstützung
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Wann du eine deutsche Umsatzsteuernummer (USt-IdNr.) beantragen solltest
Deutsche Unternehmen können die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) direkt bei der Gründung des Unternehmens beantragen. Wenn du deine freiberufliche Tätigkeit oder dein Unternehmen (z. B. UG oder GmbH) beim Finanzamt anmeldest, musst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. In diesem Fragebogen kannst du auch direkt das Feld für die Beantragung der USt-IdNr. ankreuzen und diese automatisch erhalten. Wenn du die USt-IdNr. nicht bei der Unternehmensgründung beantragt hast, kannst du dies jederzeit beim Bundeszentralamt für Steuern nachholen, zusammen mit der Abgabe der regelmäßigen Steuererklärungen, um deine Umsatzsteuerpflichten zu erfüllen.
Führt ein ausländisches Unternehmen Umsätze in Deutschland aus, unterliegt dieser Umsatz der Umsatzsteuer in Deutschland, genau wie bei inländischen Unternehmen. Ausländische Unternehmen sind Unternehmen, die weder eine Niederlassung, eine Geschäftsführung noch eine Zweigniederlassung in Deutschland haben. Um ihren Umsatzsteuerpflichten nachzukommen, kann es erforderlich sein, dass ausländische Unternehmen sich in Deutschland umsatzsteuerlich registrieren lassen, auch wenn sie keine physische Präsenz in Deutschland haben. Dies kann durch die Bestellung eines steuerlichen Vertreters in Deutschland erfolgen, wie es die Europäische Union verlangt. Dieser Vertreter übernimmt Aufgaben wie die Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen, die Zahlung der Umsatzsteuer, die Beantragung von Umsatzsteuerrückerstattungen und die Durchführung von Steuerprüfungen im Namen des Unternehmens.
Für diesen Umsatzsteuerzweck muss sich das Unternehmen beim zuständigen Finanzamt registrieren, sobald es mit dem Verkauf seiner Produkte oder Dienstleistungen auf dem deutschen Markt beginnt.
Wie du eine deutsche USt-IdNr. beantragen kannst
Im Durchschnitt dauert es etwa ein bis zwei Monate, bis eine Umsatzsteuernummer (USt-IdNr.) erteilt wird. Es gibt erhebliche Unterschiede je nach Standort und Auslastung der Finanzämter. In der Regel bringt es nichts, nach der Antragstellung nachzuhaken, um den Prozess zu beschleunigen. Die USt-IdNr. wird dir dann per Post zugeschickt. Die Beantragung der USt-IdNr. ist kostenfrei.
Deutsche Unternehmen können die Umsatzsteuernummer entweder online oder per Post beantragen. Das Online-Formular ist hier verfügbar und kann zwischen 5 Uhr und 23 Uhr genutzt werden. Der Antrag muss das zuständige Finanzamt, die Steuernummer, die Rechtsform inklusive Name, Postleitzahl und Ort des Unternehmens oder im Falle eines Einzelunternehmens den Nachnamen, Vornamen und Geburtsdatum des Inhabers enthalten. Der schriftliche Antrag auf die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss gesendet werden an: Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, 66738 Saarlouis, Telefax: +49-(0)228-406-3801. Der Antrag muss den Namen und die Adresse des Antragstellers, das zuständige Finanzamt und die Steuernummer beinhalten.
Ausländische Unternehmen müssen beim zuständigen Finanzamt einen Antrag stellen. Dies ist gesetzlich geregelt durch § 21 Abgabenordnung (AO) Abs.1 Satz 2. Die meisten Finanzämter kommunizieren nur auf Deutsch. Eine vollständige Liste ist hier zu finden.
Quelle: Verordnung über die örtliche Zuständigkeit für die Umsatzsteuer von Unternehmer:innen mit Sitz im Ausland (Umsatzsteuerzuständigkeitsverordnung – UStZustV)
Fazit
Die Beantragung einer deutschen Umsatzsteuernummer (USt-IdNr.) ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen, die in Deutschland oder innerhalb der EU tätig sind. Sie ist erforderlich, wenn du Waren oder Dienstleistungen an Geschäftskund:innen in anderen EU-Staaten lieferst oder von dort beziehst. Insbesondere für Unternehmen, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen oder keine grenzüberschreitenden Transaktionen durchführen, besteht keine Pflicht zur USt-IdNr.
Bei Bedarf kannst du dich sowohl online als auch per Post an das Bundeszentralamt für Steuern wenden. Der Prozess dauert in der Regel ein bis zwei Monate und ist kostenfrei. Auch ausländische Unternehmen, die in Deutschland Umsätze generieren, müssen sich für eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer registrieren. Mit unserer Unterstützung kannst du sicherstellen, dass alle steuerlichen Verpflichtungen korrekt erfüllt werden und dein Unternehmen international steuerkonform handelt.
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